يتيح النظام إنشاء الوثائق الأساسية للعمليات اليومية للوكالات. لإنشاء وثيقة محددة، يجب أولاً تحديد أو إعداد القالب. القوالب هي في الأساس محتويات الوثائق التي يمكن استخدامها لاحقاً لإنشاء وثائق. هذا يتيح إعداد العقود والعقود المبدئية وتقارير التفتيش وغيرها من الوثائق مسبقاً مع جميع العناصر اللازمة، مما يجعل من السهل إنشاء وثيقة محددة بمجرد اختيار القالب.
يمكنك العثور على إضافات قوالب الوثائق في القائمة الرئيسية تحت جهات الاتصال -> قوالب الوثائق. في الصفحة الجديدة، ستقوم بعرض قائمة بالقوالب المضافة بالفعل (إن وجدت)، وزر لإضافة قالب جديد. فتح نموذج القالب الجديد يتيح لك إدخال قالب جديد مع عنوانه، بحيث يمكنك التعرف عليه واختياره بسهولة عند إنشاء وثيقة. ثم، تدخل وصفاً (اختياري)، والذي يمكن أن يصف القالب بتفصيل أكثر.
الخيارات التالية تتعلق بأنواع البيانات المطلوبة لإنشاء وثيقة محددة. هنا، يمكنك اختيار البيانات المتعلقة بـ جهة الاتصال والعقار. عند اختيار أحد خيارات البيانات أو كليهما، في محرر النصوص أدناه (المستخدم لإدخال النص)، تحت الأيقونة الأولى { }، يمكنك رؤية جميع البيانات التي يمكنك تضمينها في القالب.
محرر النصوص بسيط نسبياً ويشبه نسخة مبسطة من MS Word، حيث يمكنك إضافة وتحرير النص كما تريد. حيث تحتاج بيانات محددة، استخدم أيقونة { } واختر البيانات التي يجب على النظام إدراجها عند إنشاء الوثيقة.
{primary.fa-info-circle} بالإضافة إلى البيانات المحددة (جهة الاتصال أو العقار)، تحت أيقونة { }، تتوفر دائماً البيانات الأساسية حول الوكالة والوثيقة المحددة.
عند اختيار متغير (بيانات)، تحت أيقونة { } في المحرر، سيتم إضافة علامة مثل { !!$agency->title!! }، مما يشير إلى أن النظام يجب أن يدرج اسم وكالتك في ذلك الموقع. الشيء نفسه ينطبق إذا أضفنا بعض البيانات حول جهة اتصال أو عقار. هذا ينشئ قالب وثيقة عام بدون بيانات محددة، مع "المتغيرات" المدرجة التي سيملؤها النظام تلقائياً أثناء إنشاء الوثيقة ببيانات حقيقية. هذا يعني أنه لإنشاء وثائق معينة، يجب أن نختار جهة اتصال أو عقار محدد، بحيث يمكن للنظام ملء القالب ببيانات حقيقية. على سبيل المثال، { !!$contact->name!! } { !!$contact->surname!! } سيتم استبداله باسم جهة الاتصال الأول والأخير.
{warning.fa-exclamation-circle} إذا كنت قد اخترت متغيراً متعلقاً بجهة الاتصال أو العقار، فلا تغير خيارات "البيانات المطلوبة" فوق محرر النصوص بعد ذلك.
هذا يشير إلى الحالات التي، على سبيل المثال، اخترت فيها خيار "جهة الاتصال"، وأضفت متغيرات متعلقة بجهة الاتصال في القالب، ثم تريد إلغاء تحديد ذلك الخيار. القيام بذلك قد يمنع إنشاء الوثيقة من ذلك القالب أو ينتج عنه وثيقة بدون بيانات جهة الاتصال أو العقار المتضمنة.
من المهم ذكر خيار نسخ القالب. نظراً لأنه في الممارسة العملية، غالباً ما تكون لدينا وثائق مختلفة مع اختلافات صغيرة، فإن خيار نسخ القالب مفيد جداً. في نظرة عامة على القالب، بجانب كل قالب، يوجد زر نسخ ينشئ نسخة من القالب، مضيفاً نسخة إلى اسم القالب. هذا القالب المنشأ حديثاً هو نسخة طبق الأصل من القالب الأصلي ويمكن تحريره كما هو مرغوب (العنوان، المحتوى، إلخ).
{primary.fa-info-circle} تحرير القالب المنسوخ لا يؤثر على القالب الأصلي.
عند إضافة القوالب، يمكننا اختيار ما إذا كنا نريد أن تتضمن الوثيقة المُنشأة الرأس والتذييل الافتراضيين. يمكن رفع هذه الأجزاء من الوثيقة في تبويب "الرأس والتذييل" في نظرة عامة على قالب الوثيقة. يمكنك رفع صور تمثل الرأس والتذييل.
{primary.fa-info-circle} يتم الإشارة إلى تنسيق وحجم الصور في قسم الرفع.
عند تحديد قالب، أسفل محرر النصوص، لدينا خيار تمكين ظهور الرأس فقط في الصفحة الأولى أو في كل صفحة، بالإضافة إلى تمكين تذييل الوثيقة.
بعد حفظ القالب أو إجراء تغييرات، نعود إلى نظرة عامة على القالب حيث يوجد زر PDF يظهر لنا كيف ستبدو الوثيقة. الوثيقة المعروضة تحتوي على بيانات اختبار، والمعاينة تفتح في نافذة جديدة بتنسيق PDF. هذه ليست الوثيقة الفعلية ولا يتم حفظها في أي مكان؛ إنها تخدم فقط كمعاينة للوثيقة المستقبلية.