يمكن إضافة الوثائق، أو إنشاؤها، في مكانين في النظام. الأول في نظرة عامة على جهة الاتصال، حيث، بالإضافة إلى الفرص والطلبات لجهة الاتصال، لدينا أيضاً جدول مع جميع الوثائق المتعلقة بتلك جهة الاتصال. هنا، يمكنك أيضاً رؤية زر إضافة وثيقة. النقر على هذا الزر سيفتح نافذة منبثقة حيث يمكننا اختيار أي قالب نريد استخدامه لإنتاج الوثيقة.
{warning.fa-exclamation-circle} فقط القوالب التي لديها الخيار المحدد لتتطلب بيانات من جهة الاتصال ستظهر هنا.
بعد اختيار القالب والنقر على زر إنشاء وثيقة، تفتح نافذة جديدة حيث تحتاج بيانات للوثيقة المحددة إلى إدخال. هذه البيانات تتضمن رقم مرجع الوثيقة، عنوان الوثيقة، تاريخ الوثيقة، تاريخ انتهاء صلاحية الوثيقة، والحالة. إذا كان القالب المحدد يتطلب بيانات العقار، سنرى أيضاً حقلاً لاختيار العقار الذي سيتم تضمينه في الوثيقة. على الجانب الأيسر من النافذة، يمكننا رؤية لأي جهة اتصال يتم إنتاج الوثيقة المحددة.
{primary.fa-info-circle} حالة الوثيقة مهمة لتتبع حالة الوثيقة ومراقبتها مع مرور الوقت.
بمجرد ملء جميع البيانات اللازمة، يجب النقر على زر إنتاج الوثيقة، الذي يبدأ إجراء إنتاج الوثيقة ويملأ تلقائياً جميع "المتغيرات" الموجودة في القالب ببيانات محددة.
ستظهر الوثيقة المنتجة في قائمة الوثائق في نظرة عامة على جهة الاتصال. يمكن الآن فتح الوثيقة بصيغة PDF بالنقر على زر PDF أو تعديلها حسب الحاجة بالنقر على زر تعديل. هذه الوثيقة وثيقة محددة، وسيتم تسجيل حالتها وجميع التغييرات في النظام. كل تغيير في الوثيقة سيتم تدوينه على الجدول الزمني للوثيقة المرئي على الجانب الأيسر عند فتح الوثيقة. تعديلات الوثيقة تحفظ الإصدار القديم، ووقت التغيير، وبيانات عن الشخص (مستخدم النظام) الذي عدل الوثيقة. يمكن عرض هذه التغييرات بالنقر على رسالة تحقق! على الجدول الزمني. هذا يحقق الأمان، والتحكم، والمراقبة المستمرة لدورة حياة الوثيقة وتعديلاتها.
{primary.fa-info-circle} النقر على رسالة تحقق! على الجدول الزمني يفتح نافذة جديدة تُظهر كلا النسختين من الوثيقة جنباً إلى جنب، القديمة - قبل التغيير، والنسخة الجديدة - بعد التعديلات.
يمكن حذف كل وثيقة بالنقر على الزر مع أيقونة سلة المهملات.
المكان الثاني حيث يمكن إضافة/إنتاج الوثائق هو في نظرة عامة على العقار. المبدأ نفسه تماماً كما هو عند إضافة وثائق إلى جهة اتصال. يمكن العثور على الوثائق المضافة للعقار في القائمة في نظرة عامة على العقار.
يمكننا فتح عرض جميع الوثائق في جهات الاتصال -> قائمة جميع الوثائق. في هذه الصفحة، يمكننا رؤية قائمة جميع الوثائق المضافة، بغض النظر عما إذا كانت أضيفت تحت جهة اتصال أو عقار. هنا، يمكننا فتح وثائق PDF، أو تعديلها، أو حذفها. التعديل نفسه تماماً كما لو فتحنا الوثيقة من جهة الاتصال أو العقار.